Bezorgen & online bestellen

4 Tips voor het stroomlijnen van je bestellingen via verschillende kanalen.

By augustus 20, 2018 No Comments

Stress en chaos. De bestellingen komen binnen via e-mail, de website, de telefoon én er staat een wachtrij voor de balie. O, en er zijn ook nog een aantal orders via de bezorgservice en ergens was er ook nog een verzoek via WhatsApp… Het verwerken van orders is topsport. Zeker in de spitstijd.

*Ik help ondernemers om controle te krijgen in de bedrijfsvoering. Hierbij bekijk ik graag alle mogelijkheden en kijk ik waar de ondernemer echt gelukkig van wordt. Tevens heb ik meer dan tien jaar ervaring met onze producten en vanuit die kennis en wetenschap wil ik ondernemers graag helpen.

Hoe stroomlijn je bestellingen die via verschillende kanalen binnenkomen? Sandra Besselink* geeft een aantal tips.

Foto van Sandra Besselink

Maak een keuze

Allereerst zou je een keuze kunnen maken op welke manieren je bestellingen wilt aannemen. Het is gewoon een feit dat veel meer bestellingen online binnenkomen. Dit is een heel verschil met tien jaar geleden, wanneer het enkel telefonisch of aan de balie was. In hoeverre wil én kun je meegaan met de online ontwikkelingen? Door een keuze te maken, schep je overzicht [zowel voor jezelf als voor de klanten].

Tips stroomlijnen bestellingen

We hebben een aantal suggesties op een rij gezet. Suggesties voor het stroomlijnen van bestellingen en een hoger rendement in dezelfde tijd. Dit doordat je inzicht krijgt wat er gebeurt en hoe je het werkproces efficiënt kunt inrichten.

Je kunt gasten stimuleren om op een ander moment te bestellen. Door bijvoorbeeld een korting te geven tussen 16:30 uur en 17: 00 uur. Of ‘bestel tussen 19:00 uur en 19:30 uur en betaal geen bestelkosten’. Je verschuift een deel van je orders naar de middag of later op de avond. Op deze manier breng je structuur in je spitsmoment.

Het is handig om de wachtrij voor online en telefoon samen te voegen. Of je nu telefonisch of online bestelt; het afhaalmoment is gelijk. Via e-food komen de orders binnen op de kassa. Van te voren bepaal je hoeveel orders je per uur kan verwerken. Stel dat dit er 30 zijn, dan komt er automatisch iedere 2 minuten via de kassa een order binnen vanuit de digitale wachtrij. Wanneer je de bestelknop gebruikt, zie je wat de eerst beschikbare tijd is. Deze kun je vervolgens doorgeven aan de gast.

De telefonische bestellingen zijn vaak een grote belasting voor de medewerkers tijdens het spitsmoment. Laat de lijn altijd open! Om te voorkomen dat het hierdoor chaos wordt, kun je ook een vooraf ingesproken tekst laten afspelen: ‘Bedankt voor uw telefoontje. We zijn op dit moment erg druk. U kunt ook online bestellen via [noem naam website]. Wanneer u liever telefonisch besteld, dan vragen we om uw geduld. We nemen dan zo snel mogelijk uw bestelling op.’

Een deel zal online gaan bestellen en hiervan gaat de gemiddelde besteding gegarandeerd omhoog. Dit komt omdat de producten dan visueel zijn en een mooie website draagt ook bij. Extra voordeel is dat men de website volgende keer ook weet te vinden. Dit scheelt bijvoorbeeld weer 5 x 2 minuten aan de telefoon en die tijd kan weer gestopt worden in het productieproces.

  1. Bereken hoeveel orders je per uur kunt verwerken en plan hier je personeel op in. Let hierbij onder andere op: de pieken, het weer en eventuele evenementen. Of hou rekening met de laatste week van de schoolvakantie. Op basis van input van het verleden kun je beter roosteren.
  2. Zorg vervolgens voor een warm ontvangst van je gasten door het actief te benoemen: ‘Fijn dat u er [weer] bent. Het is misschien wat drukker dan u gewend bent, maar we proberen zo snel mogelijk de bestelling op te nemen en te verwerken.’
  3. Verdeel het personeel goed: Wie doet de ontvangst, wie neemt de bestellingen op en wie staat er in de keuken?
  4. Breng structuur in de bonnen en in het werkproces zelf. Zo zorg je ervoor dat de wachtrij sneller verloopt. Je kunt hierbij kijken naar de omzetprognose en letten op de balie-inrichting; wat werkt het snelst en het handigst? Denk bijvoorbeeld eens aan keukenautomatisering.

We hopen dat je wat aan deze suggesties hebt! Bel (0345 639 100) of mail gerust wanneer je hierbij wat hulp kunt gebruiken of andere vragen hebt.

F
F
641 people follow nexttofood